Como escolher licenças Microsoft 365 para a sua empresa

Escolher licenças Microsoft 365 resume-se a três perguntas: a sua equipa precisa das aplicações de ambiente de trabalho (Word, Excel e Outlook instalados no computador) ou chegam as versões web? Os computadores e os dados precisam de proteção e gestão centralizada? E quantas pessoas vão usar a conta? Para a maioria das PME a resposta acaba no Business Standard, mas nem todos os colaboradores precisam do mesmo plano. Neste guia explicamos o que distingue cada plano empresarial, quando vale a pena subir ou descer de nível e como combinar licenças sem pagar por funcionalidades que ninguém usa.

Em resumo

• Business Basic serve quem trabalha sobretudo no browser e no telemóvel: email profissional, Teams e ficheiros na cloud, sem aplicações instaladas.
• Business Standard acrescenta as aplicações de ambiente de trabalho e é, segundo a Microsoft, a escolha mais comum nas pequenas e médias empresas.
• Business Premium junta segurança avançada e gestão de dispositivos: faz sentido quando há dados sensíveis, portáteis fora do escritório ou exigências de conformidade.
• Pode misturar planos na mesma organização e ajustar o número de licenças à medida que a empresa muda.
• Os planos Business têm um limite de 300 utilizadores por organização; acima disso entram os planos Enterprise.

Índice

• Os planos empresariais lado a lado
• Business Basic ou Business Standard: a pergunta que decide
• Quando o Business Premium compensa
• Apps for business: o plano que muitas empresas não deviam comprar
• Combinar planos na mesma empresa
• Mais de 300 utilizadores
• Erros que encarecem a escolha
• A nossa perspetiva
• Precisa de ajuda a escolher e configurar?
• Perguntas frequentes
• Fontes

Os planos empresariais lado a lado

A família Microsoft 365 para empresas tem quatro planos principais. A comparação de planos do suporte da Microsoft organiza-os pelo que cada um acrescenta ao anterior, e a tabela abaixo resume essa lógica de forma prática.

Repare que a diferença entre os planos não está na quantidade de serviços, mas no tipo de utilização. Um contabilista que passa o dia em folhas de Excel com macros e ligações a outros ficheiros sente a falta da aplicação instalada ao fim de uma hora. Um técnico que só consulta o email, preenche um formulário e abre um PDF no telemóvel não ganha nada com ela.

Ao comparar propostas, confirme também o tipo de compromisso. A Microsoft disponibiliza o Microsoft 365 através de várias opções de licenciamento e faturação, e o preço por utilizador muda consoante o prazo e a forma de pagamento escolhidos. Peça sempre que a proposta indique se o valor é com ou sem IVA, mensal ou anual, e se o Teams está incluído no plano cotado.

Business Basic ou Business Standard: a pergunta que decide

Esta é a dúvida mais frequente, e a resposta cabe numa frase: o Business Standard é o Business Basic com as aplicações Office instaladas no computador. Tudo o resto que uma PME usa no dia a dia (email com o domínio da empresa, calendários partilhados, Teams, OneDrive e SharePoint) já vem no Basic.

Por isso, a decisão faz-se pessoa a pessoa, não empresa a empresa. Faça este teste rápido para cada colaborador:

1. Trabalha com ficheiros Excel complexos? Tabelas dinâmicas pesadas, macros, suplementos ou ligações a outros livros funcionam melhor, ou só funcionam, na aplicação de ambiente de trabalho. Se sim, Standard.
2. Usa o Outlook instalado com várias caixas, regras e arquivo local? A versão web resolve muito, mas quem gere centenas de emails por dia costuma preferir a aplicação. Tendência para Standard.
3. Precisa de trabalhar sem internet? Num comboio, num cliente com rede fraca ou numa obra, as aplicações instaladas continuam a funcionar. Standard.
4. Usa sobretudo o telemóvel ou um computador partilhado? Email, Teams e consulta de documentos no browser chegam. Basic.
5. Já tem uma licença Office perpétua instalada e não precisa de versões novas? Pode ser um Basic durante algum tempo, sabendo que essa licença antiga deixará de receber atualizações um dia.

O Business Standard inclui ainda a instalação das aplicações em vários equipamentos. Segundo a página de instalação do suporte da Microsoft, cada utilizador pode manter sessão iniciada em até cinco dispositivos em simultâneo, entre PC ou Mac, tablets e telemóveis. Para quem alterna entre o computador do escritório, o portátil de casa e o telemóvel, uma única licença Standard cobre tudo.

Não é por acaso que a Microsoft apresenta o Business Standard como o plano mais popular para pequenas e médias empresas: equilibra as aplicações de produtividade com a colaboração no Teams. Mas "mais popular" não quer dizer "para todos". Num escritório de dez pessoas, é comum três ou quatro não abrirem o Word mais do que uma vez por mês.

Quando o Business Premium compensa

O Business Premium inclui tudo o que o Standard tem e acrescenta uma camada de segurança e gestão que, noutras circunstâncias, obrigaria a comprar ferramentas separadas: proteção avançada contra ameaças no email e nos dispositivos, gestão centralizada de computadores e telemóveis e controlo sobre quem acede a quê, a partir de onde.

Na prática, considere o Premium quando se verificar pelo menos uma destas situações:

• Portáteis que saem do escritório. Se um computador for perdido ou roubado, conseguir bloqueá-lo ou apagar os dados da empresa à distância evita um problema muito maior.
• Colaboradores que usam o telemóvel pessoal para o email da empresa. A gestão de dispositivos permite separar os dados profissionais dos pessoais e retirá-los quando a pessoa sai.
• Dados de clientes sensíveis. Clínicas, gabinetes de contabilidade, escritórios de advogados ou empresas de recursos humanos lidam com informação pessoal que o RGPD obriga a proteger. Nestes casos, fale com o seu encarregado de proteção de dados ou com o advogado que acompanha a empresa sobre o nível de controlo exigido, antes de decidir só pelo preço.
• Equipas remotas. Quem trabalha de casa ou em vários locais beneficia de regras de acesso condicional, por exemplo exigir um segundo fator quando alguém entra a partir de um país ou equipamento invulgar.

Se nenhuma destas situações se aplica, o Standard com boas práticas (autenticação multifator ativa para todos, palavras-passe fortes e cópias de segurança verificadas) é muitas vezes suficiente para começar.

Apps for business: o plano que muitas empresas não deviam comprar

O Microsoft 365 Apps for business dá as aplicações Office instaladas e o OneDrive, mas não inclui email Exchange nem Teams. Parece mais barato, e é, mas só faz sentido num cenário: a empresa já tem email profissional noutro fornecedor, está satisfeita com ele e quer apenas o Word, o Excel e o PowerPoint atualizados.

O erro típico é comprar Apps for business a pensar que vem com email, ou manter o email num alojamento antigo e o Office na Microsoft, com duas faturas, duas palavras-passe e nenhuma integração entre calendário, Teams e ficheiros. Se está nesta situação e pondera juntar tudo, o nosso plano de migração do email para Microsoft 365 mostra os passos e os cuidados a ter.

Combinar planos na mesma empresa

Uma organização Microsoft 365 (o chamado tenant, o ambiente onde estão os utilizadores, o domínio e os dados) pode ter licenças de planos diferentes ao mesmo tempo. Todos partilham o mesmo domínio de email, os mesmos canais de Teams e as mesmas pastas de SharePoint. A escolha também não é definitiva: pode ajustar as subscrições dentro do mesmo tenant e reatribuir licenças aos utilizadores sem perder emails, contactos ou ficheiros.

Um exemplo concreto: uma empresa de distribuição com 14 pessoas.

Comparado com dar Business Standard a todos, este desenho reduz o custo nas seis licenças do armazém e protege melhor as duas contas com mais acesso. Na revisão seguinte, se um motorista passar para o escritório, muda-se a licença dele e mais nada.

Uma nota técnica: Business Premium só traz o seu benefício completo se as políticas forem aplicadas aos equipamentos certos. Ter duas licenças Premium e deixar a gestão de dispositivos por configurar é pagar pelo cadeado e deixar a porta aberta.

Mais de 300 utilizadores

Os planos Business têm um teto que muitas empresas só descobrem tarde. De acordo com a descrição oficial das opções de planos, o limite de 300 utilizadores dos planos Business conta-se por organização (tenant), e não por licença individual. Quando uma empresa se aproxima desse número, os utilizadores adicionais passam para planos Enterprise, como o E3 ou o E5, que não têm esse limite. Num caso discutido no fórum da Microsoft, uma organização com 450 colaboradores procurava precisamente equilibrar Business Premium e E3 no mesmo ambiente. Se a sua empresa está a crescer nesse sentido, planeie a transição antes de lá chegar.

Erros que encarecem a escolha

Depois de muitas configurações em PME e escritórios, estes são os deslizes que mais vemos:

• Usar planos domésticos na empresa. O Microsoft 365 Personal e o Family foram pensados para uso individual e familiar. Não trazem a gestão centralizada de utilizadores nem o email da empresa num ambiente controlado pelo administrador. Quando alguém sai, a conta e os ficheiros saem com ele.
• Licenças para contas que não são pessoas. Endereços como geral@ ou faturas@ costumam funcionar como caixas partilhadas, que não precisam de licença própria na maioria dos casos. Confirme com quem administra o seu ambiente antes de as converter.
• Licenças de ex-colaboradores esquecidas. Uma revisão trimestral à lista de utilizadores evita pagar meses por contas inativas.
• Comprar o plano certo e configurar mal. Um exemplo frequente em equipas remotas: sincronizar bibliotecas inteiras do SharePoint no computador, o que pode tornar tudo lento. A Microsoft recomenda usar a opção Adicionar atalho a Os meus ficheiros no OneDrive, com melhor desempenho e acesso em vários dispositivos.
• Ignorar a rede. O melhor plano não compensa um Wi-Fi que cai nas videochamadas ou uma VPN instável. Se a sua equipa se queixa de Teams lento, comece pelo diagnóstico de Wi-Fi e VPN no escritório.

A nossa perspetiva

Quando uma empresa nos pede ajuda para escolher licenças, raramente começamos pelos planos. Começamos por perceber como as pessoas trabalham: quem está no escritório, quem anda na rua, que ficheiros circulam, onde estão hoje o email e as cópias de segurança, e o que já correu mal. Só depois falamos de Basic, Standard ou Premium.

A razão é simples. As licenças são a parte fácil da conta; o que custa caro é pagar por funcionalidades que ninguém configura, ou poupar no plano e perder um dia de trabalho porque um portátil foi roubado sem qualquer proteção. Vemos com frequência empresas com Premium para todos e nada ativado, e outras com Basic para todos e pessoas a trabalhar em Excel no browser com dificuldade.

Por isso preferimos ser claros desde o início sobre o que cada opção resolve e o que não resolve, e deixar a decisão bem fundamentada. Um bom desenho de licenças acompanha a empresa: revê-se quando entra gente nova, quando muda a forma de trabalhar ou quando aparecem novos requisitos de segurança.

— Luis

Precisa de ajuda a escolher e configurar?

Na TechLead analisamos a forma como a sua equipa trabalha antes de propor qualquer plano. Tratamos da escolha das licenças, da configuração do email profissional, da migração a partir do fornecedor atual e da segurança das contas, para empresas e profissionais. Veja o nosso serviço de Microsoft 365 e email para empresas ou peça-nos uma proposta. Se precisar também de renovar computadores para correr as aplicações com folga, tratamos dos equipamentos à medida.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre o Microsoft 365 Business Basic e o Business Standard?

O Business Standard inclui as aplicações Office instaladas no computador (Word, Excel, PowerPoint e Outlook), enquanto o Business Basic só dá as versões web e móveis. Email profissional, Teams, OneDrive e SharePoint existem nos dois. Escolha Standard para quem trabalha muitas horas em documentos e Basic para quem usa sobretudo email e Teams.

Posso ter planos diferentes para colaboradores diferentes?

Sim. Na mesma organização pode atribuir Basic a uns, Standard a outros e Premium a quem lida com dados mais sensíveis. Todos partilham o mesmo domínio, o mesmo Teams e as mesmas pastas, e pode mudar a licença de alguém sem perder os seus dados.

O Microsoft 365 Personal serve para uma pequena empresa?

Para uma pessoa a trabalhar sozinha pode funcionar no início, mas não foi pensado para empresas. Falta-lhe a administração centralizada, o controlo das contas e a segurança que os planos Business trazem. Assim que houver uma segunda pessoa ou dados de clientes, um plano Business é a escolha mais segura.

Posso mudar de plano mais tarde?

Pode. A escolha não é definitiva: é possível subir de Basic para Standard, acrescentar Premium a alguns utilizadores ou reduzir licenças, mantendo emails, ficheiros e configurações no mesmo ambiente. Convém apenas verificar as condições do compromisso contratado, sobretudo se for anual.

Fontes

• Qual é o plano do Microsoft 365 adequado para a sua empresa? (Suporte da Microsoft)
• Identificar as opções de licenciamento disponíveis no Microsoft 365 (Microsoft Learn)
• Transferir, instalar ou reinstalar o Microsoft 365 ou o Office 2024 num PC ou Mac (Suporte da Microsoft)
• Mover contas Microsoft 365 Business para faturação direta sem perder dados (Microsoft Q&A)
• Microsoft 365 and Office 365 plan options (Microsoft Learn)
• Business Premium ou E3 para mais de 300 colaboradores (Microsoft Q&A)
• Ver ficheiros do SharePoint no Explorador de Ficheiros (Suporte da Microsoft)

Recomendações

• Migração Microsoft 365 para PME: Plano e Email
• Microsoft 365 e Segurança de Email
• Checklist de Suporte Informático para PME

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